令和6年度第2回綾瀬市市史編集審議会（令和7年1月27日開催）

令和6年度第2回綾瀬市市史編集審議会

令和7年1月27日（月曜日） 午後1時30分～午後3時30分

綾瀬市役所窓口棟3階313会議室

議題

（1）綾瀬市歴史的公文書選別・管理基準（案）について

◎樋口雄一〇永井裕之※小川久治※中武香奈美※関根豊※岡田勲※渡邊倫康

市民環境部長、生涯学習課長 他3名

0名

【内容は、要点報告です。】

会長

議題(1)について続けて事務局より説明をお願いいたします。

事務局 （資料に基づき説明。）

会長
議題(1)について何かご質問等ありますか。

委員
どこの基準を参照したのですか。

事務局
藤沢市文書館の基準を参照しました。しかし、藤沢市文書館の基準には 管理については踏み込んでいません。

委員
選別基準についてですが、市の職員が取得した文書もすべて公文書と言えますか。

会長
すべて公文書と考えて良いと思います。

委員
県の条例「神奈川県立公文書館公文書等選別基準」では、「公文書（県の機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、地図、図面類及びマイクロフィルムをいう。）その他の記録（以下「公文書等」という。）とありますが、綾瀬市の原案では「等」が入っていないのはなぜですか

事務局
綾瀬市では、保存期限が到達した公文書の中から、市史編集に必要な文書を歴史的公文書とし、それ以外は文化財という扱いにしていく考えを持っています。よって、「等」につきましてはとります。

委員
選別の基準の第4条各項の「もの」と「こと」は統一されていませんが、統一してはどうですか。

事務局
「こと」に統一します。

委員
県の条例「神奈川県立公文書館公文書等選別基準」では、県の機関の職員が取得した文書は公文書と言っているが、綾瀬市の場合、歴史的公文書はなにを指していますか。

事務局
歴史的公文書は保存期間が満了した公文書から綾瀬市・綾瀬市民の歴史や生活状況、行政上欠くことができない公文書を指し、文書・図面・写真・電磁的記録のことを言います。他の市は市史編集と文化財が分かれているが、綾瀬市は一緒なので今後、選別管理基準をそれぞれで作成していくこととしています。文化財の選別基準については、文化財保護委員会の意見を聞いて参ります。

委員
事務局の説明で分かりました。

会長
市役所に入った文書はすべて公文書である。幅広く解釈できるようにしておいた方が良いのではないか。公文書でない文書は存在しない。公文書であると判断できるように解釈してください。また、公文書を大切にすることを強調してもらいたい。

委員
基本的には会長と同じ意見です。

委員
第3条に2点の（選別）視点としていますが、綾瀬の歴史を書くうえで第3条（1）の「特に厚木基地、環境、農地の変遷」に限定してしまっていいのでしょうか。市史編集の柱がまだ決まっていない中でこれだけに絞ってしまっていいのでしょうか。例えば「土地利用（農地）」とあるが、土地利用を農地に絞っていますが、工業・商業用地や住宅地の変遷もあると思います。果たしてこれだけに絞っても良いのか、疑問に思います。戦後の市史の内容を考えたとき、市民の健康、安全、衛生、福祉、特に交通は左右する。自家用車の普及との関連やバス交通網等、戦後に移住してきた人はどこから来たのか、県人会を作る等、定住した人はどんな仕事をするために来たのか？なども、ぜひ行政で資料をまとめてほしいと思います。ここまで限定しないで、緩やかな方が容易ではないかとも思います。

課長
細目が出来たがまだ足りないと思っています。今後は項目が増えることを想定しています。

会長
基準を固めるより答申について理解していただけないでしょうか。市としては、豊かな歴史的公文書選定基準を作るのが目標とし、市民生活にとって考えられるすべてのものが歴史的公文書と考えていただきたい。市は具体的な選別基準を作るのが使命であり、当面必要と思われることを想定して基準（案）を作ったので、私はこれで良いと思います。

委員
確認ですが、第3条第1項第1号の「特に」は必要ないということで良いということですか。

事務局
はい、必要ありません。

会長
市民にとって、公文書は宝であることから、保存方法を検討しなければならないと思います。

委員
これまでは、行政文書は保存年限が経過すると、廃棄前に生涯学習課で歴史的公文書かどうかを判断して引き上げ、そのほかを廃棄している。令和4年度からは、文書管理システムを利用した電子決裁が始まり、電子データは、担当者が文書を作成する時点で、システムの歴史的公文書の欄にチェックを入れることができるため、今後はこのチェック欄に担当者が一時判断を行いチェックを入れ、チェックが入っているものの中から、廃棄となる前に生涯学習課で二次判断を行うことができる。このチェックを担当課で行うため、基準が必要となる。そのために基準を作成している。

委員
担当課で選別基準に基づいて一次判断をして、歴史的公文書に該当しなければ、担当課が廃棄するということですか。

委員
3・5・10年保存は最終的には廃棄することとなります。

委員
  行政の基準として理解しますが、歴史的公文書は別と考えた方が良いと思います。県は複数の職員が選別を行っているためフィルターがかかっているが今の綾瀬市のシステムは気を付けないとならないと思います。 歴史的公文書として、きちんと選別しなければならない。議題のこの基準で一人の担当者が選別することができるのか疑問です。

課長
そのための選別の基準が綾瀬にはありません。市の職員が歴史的公文書の重要性を理解してもらうことが必要と考えています。

委員
趣旨はわかりました。

会長
他にありますか。

委員
第5条第1項第3号については、この文面では、廃棄文書の選別について記しているのだという趣旨が伝わらない。項目として、はっきり謳った方が良い。選別は誰がやっても100％の正解はないが、廃棄されなければ記録として保存される。たとえ1年保存文書の中でも重要なものである。この項目は選別の最後の砦となります。

会長
提案を併記し、今後、検討を続けていくのはどうでしょうか。

事務局
続けていきます。

会長
県は膨大な費用と時間がかかるので、1年保存文書の評価選別は公文書館では行わず、現課に委任しています。予算と人員に負荷がかかるから。

委員
原課が確認したものを、生涯学習課等の評価選別の所管課がチェックする仕組みが必要である。そうでないと業務上の価値のみで判断され、市民にとって重要な歴史的公文書が保存されない可能性がある。各担当課の選別結果をチェックする、フィルターをかける仕組みを作ることが重要です。

委員
私も、関根委員の意見の、チェック体制は絶対必要と思います。保存期間1年文書が、ある大事な事柄のスタートの年なのかもしれない。このスタートが、すごく大事な意味を持つことになることもあります

会長
他にご意見ありますか。

委員
この選別基準はどのような法形式で定めるのか。最終的に全庁で使用するのであれば、例規集にも載って市民にも公開されるので、訓令が望ましいのではないか。最初は要綱の類でもやむを得ないと思います。

事務局
訓令ではなく基準と考えております。

委員
この基準では選別と管理が抱き合わせになってる。第5条は整理・管理になっているが、「管理基準」という名称は、収蔵スペースの温湿度管理などを、想起させるため、基準という名前はふさわしくない。今後選別に係る事務処理についてもあるのだろうから、この部分は別のルールに盛り込み、選別基準は単独で、策定した方が良いのではないでしょうか。 また、この基準に歴史的公文書と重要行政文書という言葉があるが、敢えて使い分けているのでしょうか。

事務局
この基準に行政文書の定義を入れた方が良いでしょうか。

委員
第1条には市のことしか書いてない、市民についても表記した方が良いと思います。第2条の定義は、本来であれば、文書管理規程の条文に歴史的公文書を位置付けるのが望ましいです。第3条の本文に「視点」とあるが、第2号の「個人情報に留意して選別」という条文は、「視点」ではない。これは市の業務として当たり前のことなので、削っても良いのではないでしょうか。第4条第1項第9号の情報公開について、仕組み作りや運用等の実績は残した方が良いと思うが、開示請求に係る文書は、どうだろうか。「重大なもの」では実際の選別作業は難しいと思います。（20）の行政刊行物は公文書ではなく、刊行物として別の枠組みで収集すれば良いと思います。細目として全部で21項目あるが、この他に、許認可、事務引継ぎ、機構改革、職員の人事、市有財産、戸籍、市町村合併、公文書管理、合併や町村制・市制施行等の項目も入れた方が良いのではないか。特に戸籍はきわめて重要だと思います。第5条第1項第2号は公文書となっているが、歴史的公文書のことか。歴史的公文書の原本は廃棄するべきではなく、デジタル化は利活用の補助的なものと考えるべきです。保存場所がなく廃棄を考えているのであれば、永年保存をやめて30年保存とし、すべての公文書を評価選別の対象にするべきである。永年保存文書の中にも歴史的公文書として保存を要しない文書はあるはずで、そうした文書を選別して廃棄していった方が良いと考えられる。第5条第1項第3号については、先ほど中武委員が発言されたとおりで、「整理」が何を示しているかよくわからない。最終的な廃棄文書のリストを審議会に諮って意見をもらおうとしても、決定する責任は市にあります。第5条第1項第4号で10年に1度と明記するより、定期的とした方が良いのでは。ちゃんとバックアップを取り、地震対策、施錠のできる県外の民間の倉庫会社を利用するなど検討した方が良いと思います。第2条の3行目にある「図面」は「図画」の誤りではないですか。細目基準の（1）と（2）の基準と内容は逆ではないですか。細目（5）会議に関するもので、すべての会議が入っているので、施策に関する会議にした方が良いと思います。細目（10）外部の会計検査のことならOKです。細目（15）市の職員だけでなく、市民の表彰も必要だと思います。

会長
貴重なご意見ありがとうございます。答申書の意見として付していきたいと思います。文言的な部分は整理させていただきます。後日、会長と副会長から答申します。

事務局
議題2その他の案件はありません。議事録と修正したものをメールで送り、また御意見等を取りまとめ最終的には会長と調整後に答申していただきます。その後、今年度中の基準制定を目指して参ります。

委員
市史文化財担当の人員が足りないから増員してほしい旨、あわせて要望したい。

委員
文化財保護委員会でも文化財選別の基準策定の議論を行っていますが、そこでも人員が足りないのが明らかです。私からも要望したい。

会長
これだけ充実した議論ができるのは大変貴重なことだと思います。それでは本日の議事は終了となります。

事務局
  会長、議事進行ありがとうございました。それでは閉会を副会長お願いいたします。

副会長
大変、お疲れさまでした。大変貴重な御意見をいただきました。ありがとうございました。